Delegowanie kierowców w międzynarodowym transporcie drogowym dotyczy firm transportowych tymczasowo delegujących swoich kierowców do wykonywania pracy w innym państwie członkowskim UE. W takich przypadkach kierowcy podlegają nie tylko przepisom obowiązującym w ich kraju pochodzenia, ale także warunkom zatrudnienia i wynagrodzenia obowiązującym w kraju przyjmującym. Przepisy te mają na celu zagwarantowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania na rynku transportowym UE. Delegowanie kierowców różni się od zwykłego transportu międzynarodowego, ponieważ wymaga dodatkowych kroków, takich jak składanie deklaracji za pośrednictwem systemu IMI i zapewnienie zgodności z lokalnymi wymogami dotyczącymi wynagrodzeń i kosztów podróży.
Podstawy prawne delegowania kierowców
Zasady delegowania kierowców zostały określone na poziomie UE w Pakiecie Mobilności i dyrektywie 2020/1057, która wprowadziła jednolite warunki delegowania kierowców w całej Unii Europejskiej. Akty te określają, kiedy kierowca jest uznawany za delegowanego, deklaracje, które należy złożyć za pośrednictwem systemu IMI, oraz sposób obliczania wynagrodzenia zgodnie ze standardami kraju przyjmującego. W Polsce przepisy zostały włączone do krajowej ustawy o transporcie drogowym i są powiązane z regulacjami, dostosowując lokalne procedury do prawa UE w celu zapewnienia spójnej kontroli, sprawozdawczości i ochrony praw delegowanych kierowców.
Kiedy kierowca jest uznawany za delegowanego
Kierowca jest uważany za delegowanego, gdy wykonuje operacje transportowe w innym państwie członkowskim UE w imieniu firmy mającej siedzibę w innym kraju. Dotyczy to głównie przewozów kabotażowych, w których kierowca wykonuje transport w całości na terenie obcego kraju, oraz przewozów cross-trade, w których towary są przewożone między dwoma krajami innymi niż kraj macierzysty firmy. Z kolei transport dwukierunkowy, w którym kierowca podróżuje z kraju macierzystego do innego kraju UE i z powrotem, nie kwalifikuje się jako delegowanie kierowcy. Wyłączony jest również tranzyt przez kraj bez załadunku lub rozładunku towarów. Rozróżnienie to jest kluczowe, ponieważ tylko delegowani kierowcy podlegają wymogom administracyjnym i płacowym przepisów dotyczących delegowania kierowców.
Obowiązki firm transportowych
Firmy delegujące kierowców muszą spełniać szereg wymogów administracyjnych, płacowych i dokumentacyjnych ustanowionych przez Unię Europejską i władze krajowe. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek operacji, która kwalifikuje się jako delegowanie, pracodawca musi:
- Złożyć oświadczenie o delegowaniu za pośrednictwem systemu IMI, podając kluczowe szczegóły, takie jak imię i nazwisko kierowcy, numer licencji, rejestracja pojazdu i czas trwania okresu delegowania;
- Zapewnić, aby kierowca posiadał w pojeździe dowód złożenia takiego oświadczenia, zazwyczaj w postaci kodu QR, który może okazać podczas kontroli drogowej.
Firmy transportowe są również zobowiązane do zapewnienia, że delegowani kierowcy otrzymują co najmniej lokalną płacę minimalną i przestrzegają warunków pracy w kraju przyjmującym, w tym kosztów podróży i zakwaterowania, jeśli ma to zastosowanie. Pracodawcy muszą:
- Prowadzić kompleksową dokumentację obejmującą dane z tachografów, odcinki wypłat i umowy o pracę na potrzeby ewentualnej kontroli przez krajowe organy ścigania;
- Liczyć się z tym, że niedopełnienie obowiązków w zakresie delegowania kierowców może skutkować grzywnami, karami administracyjnymi lub zawieszeniem prawa do prowadzenia działalności w UE.
System IMI i inne narzędzia elektroniczne
System IMI to ogólnounijna platforma internetowa służąca do zarządzania i monitorowania deklaracji delegowania kierowców. Firmy transportowe używają go do rejestracji każdego delegowanego kierowcy przed rozpoczęciem działalności w innym państwie członkowskim. Oświadczenie zawiera takie informacje, jak dane pracodawcy, identyfikator kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu i okres delegowania. Po przesłaniu danych system generuje unikalny kod QR, który kierowca musi mieć przy sobie podczas transportu w celu przeprowadzenia kontroli drogowej.
System IMI umożliwia również organom z różnych krajów UE skuteczną wymianę informacji, a tym samym umożliwia szybsze i bardziej przejrzyste przeprowadzanie kontroli zgodności. Wiele firm integruje procesy związane z IMI ze swoimi systemami zarządzania flotą lub HR, aby uprościć codzienne zarządzanie. Niektóre narzędzia cyfrowe automatycznie śledzą daty wygaśnięcia, tworzą szablony nowych deklaracji i przechowują pliki potwierdzeń, pomagając menedżerom transportu w obsłudze zadań delegowania kierowców przy mniejszym wysiłku administracyjnym i zmniejszonym ryzyku kar.
Pakiet mobilności
Pakiet Mobilności to przepisy Unii Europejskiej mające na celu ustanowienie uczciwych warunków pracy i promowanie przejrzystej konkurencji w sektorze transportu drogowego. Określa zasady delegowania kierowców, wyjaśnia, które działania transportowe podlegają obowiązkowi delegowania, oraz wprowadza znormalizowane procedury składania oświadczeń za pośrednictwem systemu IMI. Pakiet określa wymogi dotyczące okresów odpoczynku, powrotu kierowców do kraju pochodzenia oraz wynagrodzenia opartego na warunkach kraju przyjmującego. Dla pracodawców Pakiet Mobilności oznacza zwiększenie obowiązków administracyjnych, ale także większą jasność prawną podczas prowadzenia działalności poza granicami UE.
Wynagrodzenie kierowców delegowanych
W ramach Pakietu Mobilności firmy muszą wynagradzać delegowanych kierowców zgodnie ze standardami płacowymi kraju przyjmującego przez cały okres ich pracy w danym kraju. Obejmuje to nie tylko płacę minimalną, ale także wszelkie obowiązkowe premie lub dodatki wymagane przez lokalne prawo. Pracodawcy muszą dokładnie obliczać te płatności, prowadząc szczegółową ewidencję czasu jazdy, odwiedzonych krajów i obowiązujących stawek. Właściwa polityka płacowa zapewnia zgodność z przepisami i pomaga uniknąć kosztownych grzywien podczas kontroli.
Kontrole i sankcje
Zgodność z zasadami delegowania kierowców jest monitorowana zarówno poprzez kontrole drogowe, jak i audyty administracyjne. W Polsce i innych krajach UE organy ścigania sprawdzają, czy firmy złożyły ważne oświadczenia o delegowaniu w systemie IMI, czy kierowca posiada wymagany kod QR oraz czy warunki pracy i wynagrodzenie są zgodne z przepisami kraju przyjmującego. Inspektorzy mogą również poprosić o dostęp do odcinków wypłat, umów o pracę lub danych tachografu w celu potwierdzenia dokładności.
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z delegowaniem kierowców może skutkować znacznymi grzywnami, wynoszącymi od kilkuset do kilku tysięcy euro, w zależności od wagi naruszenia. Aby uniknąć kar, firmy transportowe powinny regularnie aktualizować deklaracje, prowadzić przejrzystą dokumentację i korzystać z narzędzi cyfrowych, które automatyzują obliczanie wynagrodzeń i monitorują terminy księgowania.
Jak przygotować firmę do zmian w 2026 roku
Oczekuje się, że do 2026 r. procedury delegowania kierowców w całej UE staną się jeszcze bardziej zdigitalizowane, dzięki ściślejszej integracji między systemami krajowymi, systemami płacowymi i platformą IMI. Firmy transportowe będą musiały automatyzować raportowanie, zarządzać transgranicznymi obliczeniami wynagrodzeń i prowadzić aktualne elektroniczne rejestry dla każdego delegowanego kierowcy. Wczesne przygotowanie oznacza inwestowanie w narzędzia, które usprawniają przestrzeganie przepisów i zmniejszają obciążenie administracyjne.
Dzięki rozwiązaniom LINQO do śledzenia GPS firmy mogą z łatwością zarządzać przydziałami kierowców za granicą, śledzić godziny pracy i generować precyzyjne raporty zgodnie z wymogami zarówno krajowymi, jak i unijnymi. LINQO pomaga zoptymalizować operacje floty, zapewnić przejrzystość i przygotować się na kolejny etap cyfryzacji na potrzeby zgodności z przepisami.
